Kepolisian Negara Republik Indonesia Daerah Istimewa Yogyakarta

SEKETARIAT UMUM download pdf


Tugas Sekretariat Umum Polda D.I. Yogyakarta.

Setum adalah unsur pelayanan Polda D.I. Yogyakarta yang berada dibawah Kapolda D.I. Yogyakarta. Setum Polda D.I. Yogyakarta bertugas menyelenggarakan dan membina fungsi kesekretariatan/administrasi umum yang meliputi korespodensi, ketatalaksanaan perkantoran dan pengarsipan, termasuk penyelenggaraan Kantor Pos, dan perpustakaan Polda.

Setum dipimpin oleh Kepala Sekretariat Umum, disingkat Kasetum, yang bertanggung jawab kepada Kapolda D.I. Yogyakarta dan dalam pelaksanaan tugas sehari-hari dibawah kendali Wakapolda D.I. Yogyakarta.

1. Tugas Kepala Sekretariat Umum (Kasetum) Polda D.I. Yogyakarta.

Membantu Kapolda D.I. Yogyakarta dalam melaksanakan kegiatan pembinaan kesekretariatan, tata perkantoran yang meliputi Tata Naskah, pendistribusian, penggandaan, penyelenggaraan  Tata Kearsipan dan Perpustakaan serta penyelenggaraan Pos Kepolisian Negara Republik Indonesia Polda D.I. Yogyakarta.

Tugas pokok Kasetum Polda D.I. Yogyakarta:

a. Mengoreksi seluruh konsep Naskah Dinas yang akan diajukan kepada Kapolda/Wakapolda serta menyusun Tata Kearsipan.

b. Melaksanakan kajian, penyimpanan, penilaian Tata Naskah.

c. Menyusun Naskah yang akan di ajukan kepada pimpinan.

d. Meningkatkan mutu penyelenggaraan Kearsipan, Perpustakaan dan Pos Polri.

e. Melaksanakan pembinaan Personel dan materiil Setum Polda D.I. Yogyakarta.

f. Dalam melaksanakan tugas pokoknya Kasetum dibantu oleh Kasubbagminu, Kepala Urusan Arsip dan Perpustakaan ( Kasubbag Siptaka ).

g. Membuat Rencana Kerja dan Lakip Setum Polda D.I. Yogyakarta

h. Membuat Rencana Kegiatan dan Laporan Kegiatan tahunan.

i. Membuat standar profesi Kepolisian.

j. Mengendalikan seluruh bawahan (personel) Setum

1. Kepala Sub Bagian Administrasi Umum (Kasubbag Minu)

Kasubbag Minuu membawahi Urusan Tata Naskah yang dijabat oleh Kepala Urusan Tata Naskah (Kaur Takah) dan Urusan Pembinaan Kesekretariatan yang disebut Kepala Urusan Pembinaan Kesekretariatan   ( Paur Binset ).

Tugas Pokok Kasubbag Minu Setum Polda D.I. Yogyakarta

Mengoreksi surat yang akan diajukan kepada Pimpinan (Kapolda/Wakapolda), Kasetum, Kasatker yang mengatasnamakan Kapolda.

  1. Memberikan nomor pada surat yang telah ditandatangani oleh Pimpinan sesuai bentuk dan klasifikasi surat yang dibuat dalam buku verbal.
  2. Menerima surat dari Kasatker yang ada di Mapolda D.I. Yogyakarta dan jajaran/instansi luar.
  3. Memberikan lembar disposisi pada surat yang diterima dan selanjutnya mendistribusikan surat tersebut sesuai dengan bidang tugas yang berkaitan dengan surat tersebut.
  4. Mengagendakan surat yang masuk kedalam buku agenda yang diterima dari Satker Mapolda D.I. Yogyakarta  atau instansi lain dan selanjutnya mendistribusikan ke Satker yang ada di Mapolda dan jajarannya dengan menggunakan buku ekspedisi.
  5. Menjadi notulen pada rapat pimpinan (kapolda/Wakapolda) selanjutnya membuat laporan dan didistribusikan pada Satker yang ada di Polda D.I. Yogyakarta dan jajarannya.
  6. Membuat undangan yang berkaitan dengan acara kedinasan pimpinan (Kapolda/Wakapolda).
  7. Membuat surat edaran tentang ketentuan-ketentuan yang berkaitan dengan kesekretariatan (contoh tajuk tanda tangan Kapolda/ Wakapolda, ketentuan tanda tangan surat keluar, dll).
  8. Membuat cap/stempel jabatan para pejabat Polda D.I. Yogyakarta dan jajarannya,
  9. Merencanakan Rakor Setum Polda D.I. Yogyakarta, setelah terlebih dahulu mengikuti Rakor Setum Polri.
  10. Melaksanakan suvervisi/penyegaran Naskah Dinas Polri ke Satker-Satker jajaran Polda D.I. Yogyakarta.
  11. Membuka Tata Naskah (Takah) di lingkungan Polda D.I. Yogyakarta, sesuai permintaan pimpinan.

2.1 Tugas Kepala Urusan Tata Naskah (Kaur Takah).

  1. Menerima Surat-surat dari instansi luar, masyarakat maupun dari intern.

1) Membuka amplop surat.

2) Memberi lembar ddisposisi.

3) Menyortir/memilah-milah surat.

4) Mencatat pada buku agenda.

5) Mencatat pada buku ekspedisi.

6) Menyampaikan surat-surat pada satker tujuan.

  1. Memberi nomor surat-surat keluar yang mengatasnamakan Kapolda D.I. Yogyakarta terdiri dari :

1) Surat Rahasia.

2) Surat Biasa.

3) Surat Telegram

4) Surat Perintah.

6) Keputusan

7) Surat Keterangan.

8) Surat Edaran.

9) Surat Perintah Jalan ( Sprinjal ).

10) Dan Naskah Dinas lainnya.

  1. Membantu tugas Kasubbag Minu mengoreksi surat/naskah dinas yang akan ditandatangani pimpinan.

d. Membuka Tata Naskah terdiri dari :

1) Mencari Anak Persoalan dan Cucu Persoalan pada Buku Indek Persoalan.

2) Memberkas pada Map Takah.

3) Mengisi Lembar Catatan.

4) Mengisi Buku Daftar Pemnbukaan Takah.

5) Mengisi Buku Ekspedisi.

6) Menyampaikan Takah kepada Pejabat yang bersangkutan.

7) Mengisi Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah.

e. Membuat Cap Dinas di jajaran Polda DIY

2.1 Tugas Kaur Urusan Pembinaan Kesekretariatan (Kau Binset).

Membantu Kasubbag Minu dalam melaksanakan kegiatan pembinaan Kesekretariatan dan Ketatalaksanaan perkantoran yang meliputi surat- menyurat, Tata Naskah, Penggandaaan dan Pendistribusian :

  1. Proses surat masuk.

Dalam pengurusan surat masuk dilaksanakan beberapa tahapan :

1) Surat masuk diterima dalam keadaan amplop tertutup dan dilakukan penilaian/pengelompokan berdasarkan derajat dan klasifikasi surat.Tahap Pencatatan.

2) Surat masuk dicatat pada buku agenda menurut klasifikasinya, pada lembar disposisi dan naskah surat itu senddiri. Di lembar disposisi naskah dicatat nomor agenda dan tanggal penerimaan.

3) Penilaian surat dilakukan dengan berpedoman kepada derajat surat dan klasifikasi            surat.

4) Pengolahan surat masuk disini kegiatan yang dilakukanh oleh pimpinan/pejabat            untuk memutuskan/menentukan tindakan apa yang perlu diambil atas dasar surat    tersebut.

5) Surat yang telah selesai diproses disimpan sebagai arsip sesuai ketentuan Tata Kearsipan.

  1. Proses Surat Keluar

Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian surat keluar, maka pengiriman surat keluar agar menggunakan sistem satu pintu yaitu melalui Sekretariat Umum/ Sium/Bagian yang diberi wewenang melaksanakan tugas tersebut.

1) Membuat Konsep sampai penandatanganan surat, Pengetikan konsep menggunakan kertas berukuran A4, Pembubuhan tanda tangan dan Penomoran surat dan pembubuhan cap dinas.

2) Penggandaan adalah memperbanyak tulisan dinas sesuai dengan banyaknya alamat yang dituju.

3) Penyampaian tulisan dinas adalah kegiatan menyampaikan, mengirim, meneruskan tulisan dinas kepada pihak yang bersangkutan.

4) Semua surat keluar yang akan dikirim harus dimasukkan kedalam amplop.

5) Pengiriman atau penyampaian tulisan dinas/surat melalui Kurir, Paktir, Pos Polri dan Media elektronika.

6) Semua surat keluar harus harus ada pertinggal untuk arsip, arsip tidak perlu dibubuhi cap. Surat/tulisan dinas yang disimpan sebagai arsip adalah lembar kedua yang berisi paraf/konseptor.

  1. Membuat surat tegoran kepada Satker yang konsep naskah dinas yang salah.
  2. Mambuat laporan bulanan.
  3. Merencanakan kegiatan penyegaran Minu Polri kepada Satker Polda D. I. Yogyakarta dan jajarannya.
  4. Menjadi notulen pada rapat pimpinan (Kapolda/Wakapolda) selanjutnyamembuat laporan dan mendistribusikan kepada Satker.
  5. Membuat undangan yang berkaitan dengan acara kedinasan pimpinan (Kapolda/Wakapolda).

3. Kepala Urusan Bagian Arsip ( Kaur Arsip )

Kaur arsip adalah unsur pelaksana pada Setum Polda DIY  yang berada dibawah Kasetum dan dibantu oleh 2 (dua) Paur yaitu Paur Pengolahan Arsip dan Paur Pelayanan Arsip dengan tugas sebagai berikut :

a. Menyusun / melaksanakan penilaian, penelitian dan penggolongan arsip aktif dan in aktif serta pengamanan arsip dilingkungan Polda D. I. Yogyakarta

b. Melaksanakan penataan, penyimpanan, penilaian dan penyajian arsip.

c. Melaksanakan penyusutan arsip meliputi pemindahan dan pemusnahan.

d. Meningkatakan mutu penyelenggaraan kearsipan dan perpustakaan.

e. Meningkatkan mutu sumber daya manusia dibidang kearsipan dan perpustakaan.

f. Melaksanakan tugas lain atas perintah Pimpinan.

g. Membuat laporan bulanan arsip / perpustakaan.

h. Para Paur dibantu oleh masing-masing 1 (satu) orang Banum.

3.1Kepala  Urusan Pengolahan Arsip (Kaur Arsip) :

a. Mengumpulkan berkas-berkas atau surat-surat arsip.

b. Menyortir arsip verbal atau agenda.

c. Memisahkan arsip aktif dan in aktif.

d. Menata, menyusun dan menyimpan surat/naskah yang diarsipkan.

e. Membuat laporan harian arsip.

f. Membantu tugas lain atas perintah Pimpinan.

3.2 Kepala Urusan Perpustakaan (kaur Pustaka)

  1. Membuat daftar peminjaman buku.
  2. Mencatat buku-buku baru yang diperoleh dari Satker atau Instansi lain.
  3. Mengklasifikasikan/mengelompokan buku-buku yang sejenis.
  4. Membuat daftar Katalog.
  5. Membuat laporan harian peminjaman buku.
  6. Membantu tugas lain atas perintah Pimpinan.

3.2 Kantor Pos Polri Polda D. I. Yogyakarta

Kantor Pos adalah bagian dari Setum Polda D. I. Yogyakarta yang menyalurkan kiriman pos dari dan untuk Kesatuan dilingkungan Polda D. I. Yogyakarta termasuk personel serta keluarganya yang menggunakan alamat kantor, sebagai unsur pelayanan dalam penyampaian Naskah Dinas/surat ditugaskan seorang PNS Setum Polda D. I. Yogyakarta dengan tugas :

  1. Menerima dan mencatat surat-surat serta menyalurkan melalui Paktir dari kesatuan yang bersangkutan.
  2. Melaksanakan pemilahan /penyortiran surat-surat yang diterima.
  3. Mengirimkan surat-surat dinas keluar kesatuan melalui PT Pos Indonesia (Persero).
  4. Melaksanakan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan penyelenggaraan Pos Polri.
  5. Menerima dan mencatat barang berharga berupa :

1) Pos Tercatat.

2) Pos Kilat Khusus.

3) Paket Pos.

4) Wesel Pos dan kiriman Pos Lainnya yang mempunyai tanggungan uang

5) Kiriman melalui jasa pengiriman lainnya.

  1. Menyelenggarakan pengadaan dan penjualan benda-benda Pos.
  2. Membuat laporan surat baik yang diterima / keluar dari Polda D. I. Yogyakarta

4. Kaurrenmin ( Kaurrenmin)

Tugas kaurrenmin membantu Kasetum dalam pembinaan personel dan pemeliharaan fasilitas materiil.

  1. Mengusulkan UKP/UKG.
  2. Membuat laporan Personel.
  3. Membuat laporan Logistik.
  4. Membuat daftar Piket.
  5. Mengusulkan tanda jasa / piagam.
  6. Mengagendakan surat masuk/keluar Setum Polda D. I. Yogyakarta
  7. Membuat perencanaan latihan fungsi.
  8. Membuat KTA/Mengusulkan Karsi/Karsu.
  9. Menghadiri rapat bidang personel dan materiil
  10. Merencanakan pemeliharaan dan perawatan alat mesin kantor.
  11. Pengadaan barang dan alat tulis kantor (ATK).